In 10 stappen een geslaagd feestje organiseren

Checklist: Hoe plan je succesvol een feestje?

Met deze gemakkelijke checklist kan het niet misgaan en produceer je in 10 stappen een geslaagd event. Samen met ervaren eventmanagers hebben we een lijst samengesteld met de essentiële stappen, zodat jij een leuk evenement kan organiseren zonder hoofdpijn.

Begin uiterlijk zo’n 4 weken voor het event met de organisatie. Dit geeft jou en jouw gasten voldoende tijd om alles op tijd te regelen.

1) Maak een gastenlijst

Wie wil je erbij hebben, met of zonder aanhang? De lijst hoeft niet direct compleet te zijn, dit kun je later nog aanvullen. De basislijst geeft je een goede indicatie voor jouw budget en hoe groot de feestruimte moet zijn.

In de praktijk blijkt dat 70 – 80% van de genodigden ook daadwerkelijk komt.

2) Bepaal jouw budget

Zorg dat je duidelijk voor ogen hebt hoeveel je kunt en wilt uitgeven aan het event. Wanneer je dit hebt bepaalt, kijk dan nog een kritisch naar je gastenlijst. Hoe meer gasten des te meer kosten je waarschijnlijk zult maken.

Een succesvol feest is zeker niet altijd duur. Met een klein budget kun je door creatief te zijn al een heel eind komen. Bedenk ook dat je echt niet alles alleen hoeft te betalen. Bepaal bijvoorbeeld een vast bedrag waarvoor jouw gasten kunnen drinken en/of eten. Wanneer dit bedrag bereikt is kan ieder zijn eigen consumpties betalen.

Houd rekening met 10 – 15% extra kosten. Je weet nooit welke onvoorziene extra’s erbij zullen komen, maar er is altijd wel iets.

3) Selecteer een datum

Kies jouw ideale dag waarop je jouw feest wilt houden, maar hou eventueel een andere datum achter de hand. Het kan zijn dat de belangrijkste gasten niet kunnen en/of de locatie dan niet beschikbaar is.

Zorg dat jouw gasten op tijd weten wanneer het feest is, als je het te laat doorgeeft hebben ze wellicht al andere afspraken staan.Kies jouw ideale dag waarop je jouw feest wilt houden, maar hou eventueel een andere datum achter de hand. Het kan zijn dat de belangrijkste gasten niet kunnen en/of de locatie dan niet beschikbaar is.

Zorg dat jouw gasten op tijd weten wanneer het feest is, als je het te laat doorgeeft hebben ze wellicht al andere afspraken staan.

“Veel locaties werken met een minimale besteding (bargarantie) i.p.v. huurkosten. Dit is zeer interessant. Het houdt namelijk in dat je geen huurkosten hoeft te betalen, maar alleen dat je garandeert om een minimaal bedrag te besteden aan drinken en eten.”

4) Kies een locatie

Het vinden van een geschikte locatie kan tijdrovend zijn. Zorg dat je van te voren goed hebt nagedacht over jouw wensen. Wil je alleen borrelen of wil je ook eten? Is het belangrijk dat er gedanst kan worden? Wie wil je dat de muziek regelt? Etc.

Wanneer dit duidelijk is ga dan kijken welke locatie bij je past. Gelukkig voor jou kun je via Zaaltjeboeken.nl gemakkelijk locaties vergelijken o.b.v. prijs, capaciteit, ligging en de overige mogelijkheden die zij bieden. Kies 2 of 3 locaties die jou aanspreken en neem via het formulier van Zaaltjeboeken.nl contact met hen op om jouw wensen te bespreken, je weet dan zeker dat je direct bij de juiste persoon uitkomt.

Kijk bij het huren van een ruimte ook hoe de prijs is opgebouwd. Veel locaties werken met een minimale besteding (bargarantie) i.p.v. huurkosten. Dit is zeer interessant. Het houdt namelijk in dat je geen huurkosten hoeft te betalen, maar alleen dat je garandeert om een minimaal bedrag te besteden aan drinken en eten. Het gebruik van de ruimte zelf is dan verder gratis.

Ter voorbeeld: Vraagt een locatie een minimale besteding / bargarantie van €500 en jij viert een feest met 40 gasten, dan kan elke gast dus voor €12,50 drinken en/of eten. Extra kosten zijn er pas wanneer de minimale besteding behaald is. Je weet van tevoren dus precies waar je aan toe bent.

Lees ook: Wat is een bargarantie?

5) Beslis over een thema (optioneel)

Dit is natuurlijk geen must, maar thema-feestjes zijn over het algemeen een groot succes. Iedereen doet extra zijn best om te voldoen aan het thema en dit draagt direct bij aan de sfeer tijdens het feest. Let er wel op dat je iets kiest wat voor iedereen te realiseren is, je wilt jouw gasten niet op kosten jagen met een extravagant thema.

6) Nodig je gasten uit

Het feest begint voor de genodigden al bij de uitnodiging. Een goede uitnodiging zet gelijk de toon en kan de lezer direct in de stemming brengen. Besteed hier dan ook voldoende tijd aan.

Bedenk ook of je de uitnodiging digitaal of fysiek wilt sturen. Tegenwoordig heb je vaak het e-mailadres en telefoonnummer van iemand of je hebt een Facebook-link. Dit kunnen redenen zijn om het digitaal te versturen. Natuurlijk is dit voor het milieu en kostentechnisch ook voordeliger. Online kun je bijvoorbeeld via www.greenvelope.com leuke digitale uitnodigingen creëren.

Op de uitnodiging moet sowieso de gelegenheid, datum, begin- en eindtijd, locatie adres, het (eventuele) thema en jouw contactgegevens staan om te laten weten of ze komen.

7) Regel extra handjes

Wees niet te verlegen om hulp te vragen. Als je alles alleen moet doen dan kun je stress ervaren en dat wil je juist niet wanneer je een leuk feest wilt organiseren. Vraag daarom aan vrienden en/of familieleden of ze je kunnen helpen. Het is vaak al voldoende als 2 mensen je helpen met het regelen van de versieringen en het ontvangen van de gasten.Het feest begint voor de genodigden al bij de uitnodiging. Een goede uitnodiging zet gelijk de toon en kan de lezer direct in de stemming brengen. Besteed hier dan ook voldoende tijd aan.

Bedenk ook of je de uitnodiging digitaal of fysiek wilt sturen. Tegenwoordig heb je vaak het e-mailadres en telefoonnummer van iemand of je hebt een Facebook-link. Dit kunnen redenen zijn om het digitaal te versturen. Natuurlijk is dit voor het milieu en kostentechnisch ook voordeliger. Online kun je bijvoorbeeld via www.greenvelope.com leuke digitale uitnodigingen creëren.

Op de uitnodiging moet sowieso de gelegenheid, datum, begin- en eindtijd, locatie adres, het (eventuele) thema en jouw contactgegevens staan om te laten weten of ze komen.

“Het is beter om op tijd te horen dat iemand niet komt, dan op de dag van het event in onzekerheid te zitten.”

8) Contact gasten die nog niet gereageerd hebben

Het is beter om op tijd te horen dat iemand niet komt, dan op de dag van het event in onzekerheid te zitten. Als je 1 week voor het event nog geen duidelijkheid hebt gekregen, neem dan contact op.

Voor jou is het belangrijk dat je weet waar je aan toe bent. Zeker wanneer je jouw budget op een bepaald aantal gasten hebt gebaseerd. Vaak wil de locatie ook op tijd weten hoeveel gasten er echt komen, omdat ze dan de ruimte, het personeel en hun inkopen hierop kunnen afstemmen.

9) Maak een muziek afspeellijst (optioneel)

Wil je dat er gedanst wordt? Zorg dan dat je van te voren bepaald wie de muziek regelt en wat voor soort muziek je wilt horen. Natuurlijk kun je het overlaten aan de locatie, maar dan heb je kans dat je niet krijgt wat je wilt.

Tegenwoordig kunnen veel locaties ook persoonlijke (Spotify) afspeellijsten gebruiken. Bespreek of dit mogelijk is en creëer je eigen lijst.

10) Tijd voor het feest!

Zorg dat je klaar bent voor het feest. Check eventueel 1 of 2 dagen van tevoren bij de locatie of alles aan hun kan gereed is en regel het versieren van de ruimte op de dag zelf. Daarna is het tijd om te feesten.

Ontvang je gasten en geniet!

BOEK JOUW FEESTLOCATIE HIER…

Extra hulp nodig?
Mochten wij je nog ergens bij kunnen helpen dan horen we dat graag. Ook aanvullingen en reacties op deze checklist zijn altijd welkom. Je kunt hieronder een reactie achterlaten.

Veel succes en vooral heel veel plezier!

Groeten,
Team Momentss

Rijo Verburg - Momentss.nl

Geschreven door: Rijo Verburg

This is the Momentss...

Zaaltjeboeken.nl gaat verder als Momentss!

Wat is ons doel met Momentss?
Het voor jou zo makkelijk mogelijk maken om de mooie momenten in jouw leven te vieren. Van het bieden van inspiratie en handige checklists tot en met het direct boeken van feestlocaties, DJ’s, cateraars en veel meer…

Met Momentss creëer je unieke en prachtige levensmomenten!
Momenten om te vieren!  Momenten om nooit meer te vergeten!

Om dit mooie moment te vieren hebben we iets leuks voor je: