Waarom zou je jouw verjaardag vieren?

Elk jaar is het er weer, jouw verjaardag!
De één vindt het prachtig, terwijl een ander er liever niet aan herinnert wordt dat er een jaartje bijkomt. Maar wist je dat deze jaarlijkse momenten enorm waardevol zijn in het leven?

Kijk eens terug naar jouw afgelopen 5 of 10 jaar. Hoeveel is daarin veranderd? Van de mensen in jouw omgeving t/m de persoonlijke ontwikkelingen die je hebt doorgemaakt. Elk levensjaar vertelt zijn eigen verhaal, het is een hoofdstuk in jouw eigen boek. 

Hoe leuk is het om elk hoofdstuk jaarlijks af te sluiten met je vrienden en familie? Jouw verjaardag is daar een prachtig moment voor. Je kunt stilstaan bij alles wat je dat jaar hebt bereikt en dit delen met de mensen die daaraan bij hebben gedragen. 

Weer een levensjaar ervaren, het wordt je niet meer afgenomen. Wees  je bewust wie er op dat moment aanwezig waren in jouw leven. Je kunt dan altijd met een mooi gevoel terugkijken naar dat hoofdstuk, met jouw verjaardagsfeest als één van de hoogtepunten! Een moment om nooit meer te vergeten.

“Elk levensjaar vertelt zijn eigen verhaal, het is een hoofdstuk in jouw eigen boek.”

Waar je allemaal aan moet denken, wanneer je jouw verjaardag gaat vieren.

Begin minimaal 2 maanden (eigenlijk 3 maanden) van te voren te met de planning. Hoe eerder je begint, des te groter de kans dat je familie en vrienden allemaal kunnen komen en dat andere onderdelen, zoals een feestlocatie en DJ nog beschikbaarheid hebben.

Lees hieronder de 10 belangrijkste stappen om de organisatie van jouw verjaardag soepel te laten verlopen. 

FEESTDATUM - Wanneer wil jij het te vieren?

De belangrijkste gast op jouw verjaardagsfeest dat ben jij natuurlijk zelf. Bekijk dus als eerste wanneer je jouw verjaardag zou willen vieren.

Het is goed om je te realiseren dat de meeste feestelijke gelegenheden plaatsvinden op een vrijdag- of zaterdagavond. Wees er daarom op tijd bij om in elk geval jouw gasten uit te nodigen. Het zou zonde zijn als een deel van jouw vrienden niet kunnen komen, omdat ze al een ander feestje hebben staan.

TIP 1: Verspreid je kansen
Kies een paar datums, zodat je met de gasten waarvan je zeker wilt dat ze komen kunt afstemmen wat de beste optie is.
TIP 2: Zondagmiddag is vaak een goede optie
Kijk ook eens naar de optie om je verjaardag op een zondagmiddag met eventuele doorloop naar de avond te vieren. Zeker voor degenen die niet perse helemaal los hoeven te gaan tot laat in de avond/nacht, is dit een goed alternatief voor de drukke vrijdag- en zaterdagavonden.

GASTENLIJST - Met wie wil je het vieren?

Wie er op jouw feestje aanwezig zijn is belangrijker dan wanneer, waar en hoe het feestje gevierd gaat worden. Met de juiste groep kun je namelijk van elk moment een geslaagd feestje maken.

Het maken van een gastenlijst is een logische stap, maar voor veel mensen toch nog een lastig onderdeel. Je gaat al snel nadenken over wat anderen ervan zullen vinden als je iemand wel of niet uitnodigt. Hierdoor kan het een hoofdpijndossier worden. Trap niet in deze valkuil!

Maak echt keuzes. Met welke mensen heb je op dit moment het meest? Dit verschilt per jaar en soms per maand, dat is niet erg. Het gaat nu om jou, met wie wil jij je tijd doorbrengen, omdat je weet dat jij daardoor een top verjaardagsfeest hebt?

TIP 1: Maak 3 lijstjes

Maak 3 aparte lijstjes, waar je jouw familie & vrienden in kunt delen. Maak deze lijstjes op je telefoon, zodat je ook makkelijk kunt bijhouden wie er komt.

  • De 1e is de lijst ‘Wil ik er echt bij hebben, want ik heb het minder leuk als ze er niet bij zijn‘. Dit is je top 10 of misschien top 20. Wees echt eerlijk naar jezelf en neem niet de angst voor wat anderen van je gaan vinden mee in je beslissing.
  • De 2e is ‘Wil ik er bij hebben, maar als ze niet kunnen dan is het geen ramp‘. Hier zullen de meeste van jouw gasten in vallen.
  • De 3e is ‘Zou leuk zijn als ze erbij zijn, maar ik kijk eerst even of de groep niet te groot wordt‘. Dit is je reservelijst waaruit je kunt putten wanneer gasten uit de 1e of 2e lijst niet kunnen. Of als je budget het toelaat om er een groter feest van te maken.
TIP 2: Focus op het 1ste lijstje
Check bij de gasten uit jouw 1e lijstje wat de beste datum is om het feest te vieren. Stel de datums voor die je in stap 1 hebt genoteerd.

BUDGET - Hoeveel wil je er aan uitgeven?

Een feest kun je zo duur maken als je zelf wilt, maar denk goed na hoeveel je uit wilt geven. Bepaal dus eerst een bedrag wat jijzelf maximaal wilt uitgeven. Maak je niet druk als het in jouw ogen weinig is, door creatief te zijn is er vaak meer te besteden.

Kijk als eerste naar het aantal gasten dat je op jouw lijst hebt gezet. Staat dit in verhouding met het maximale bedrag dat je hebt bepaald? Vier je jouw verjaardag thuis, houdt dan rekening met €5 tot €10 per gast. Het bedrag per persoon wordt lager naarmate je meer gasten hebt, want je kunt redelijk goedkoop inslaan in de supermarkt. Als je het buitenshuis viert kun je rekening houden met €15 tot €25 per gast.

TIP 1: Reken een vast bedrag per gast
Bereken snel de kosten wanneer je jouw verjaardag buiten de deur viert, bijvoorbeeld in een bar. Houdt rekening met gemiddeld 1,5 drankje per uur per persoon.Wanneer je van 21:00 tot 01:00 uur jouw verjaardag viert met 40 gasten kun je dus de volgende rekensom maken: 1,5 * 4 uur * 40 gasten = 240 drankjes á €3,50 gemiddeld = €840 wat de rekening ongeveer zal zijn.
TIP 2: Wees creatief met je budget

Indien jouw budget niet toereikend is voor het aantal gasten dat je op jouw lijst hebt gezet, kun je 2 dingen doen. Je kunt het aantal gasten dat je uitnodigt limiteren of je kijkt hoe je met jouw budget alsnog uit kan komen.

Wanneer je besluit dat je toch iedereen wilt uitnodigen ondanks dat je budget dit eigenlijk niet toelaat, dan is het goed om te weten dat jouw gasten bijna altijd okay zijn met het leveren van een bijdrage. Wat veel mensen doen is aan hun gasten aangeven dat zij zorgen voor de basis drankjes (bier, wijn, fris). Als iemand iets anders wilt drinken (sterke drank, speciale sapjes etc.) dan kunnen ze dat zelf meenemen of bestellen.

Een andere optie is om met de locatie waar je het viert af te spreken dat jij een budget hebt en dat je een seintje wilt krijgen wanneer dit bedrag bereikt is. Daarna kunnen jouw gasten drankjes op hun eigen rekening bestellen.

UITNODIGINGEN (1) - Hoe en wanneer verstuur je de uitnodigingen?

Zodra je besloten hebt wie je gaat uitnodigen en wat de datum wordt van het feest, is het verstandig om zo snel mogelijk jouw familie en vrienden op de hoogte brengen.

Veel feesten vallen namelijk op een vrijdag of zaterdag, dus die dagen zijn als snel bezet in een agenda. Hoe eerder je toezegging krijgt van jouw gewenste gasten des te beter. Je hoeft nog niet gelijk door te geven waar je het gaat vieren, wat het thema is etc. Het eerste wat belangrijk is, is dat jouw gasten toezeggen voor een datum en tijdstip.

Tegenwoordig is het natuurlijk relatief makkelijk om mensen uit te nodigen. Waarschijnlijk staan al jouw gasten in je telefoon en kun je ze dus via WhatsApp een uitnodiging versturen, zie tip 1 hieronder voor een slimmigheidje.

Zorg dat je in de gastenlijst die je in stap 2 hebt aangemaakt goed bijhoudt wie er wel en wie niet komt.

TIP 1: Gebruik deze handige WhatsApp functie

WhatsApp heeft een handige functie genaamd ‘Verzendlijsten’. Dit werkt bijna hetzelfde als het versturen van berichten naar een groep. Alleen nu maak je een lijst aan met contacten die je hetzelfde bericht wilt versturen, zonder dat ze zien dat ze in een groep zitten.

Als voordeel krijgen zij dan ook niet alle berichten van alle andere ontvangers te zien, wat best irritant kan zijn als je al in heel veel groepen zit.

Jij ontvangt een reactie gewoon los per persoon, waardoor het ook nog eens overzichtelijker is voor jou.

TIP 2: Persoonlijke uitnodigingen kunnen ook digitaal
Als je meer persoonlijkere uitnodigingen wilt versturen dan kun je natuurlijk een fysieke kaart opmaken en versturen, maar waarom niet digitaal? Hiervoor bestaan leuke opties, zoals: Uitgenodigd.nl en  Greenvelope.com

LOCATIE - Waar wil je het vieren?

Thuis, in een bar, lekker in de buitenlucht… Het zijn allemaal opties die je waarschijnlijk zult overwegen wanneer je bezig bent met het plannen van jouw verjaardagsfeest.

Hieronder zetten we in het kort een aantal voor- en nadelen op een rij.

Thuis 🏠

Het kan logisch lijken om jouw verjaardag gezellig thuis te vieren. Het is vaak ook erg gezellig, maar is het voor jou ook de beste optie?

Je moet je afvragen of je zelf los wilt gaan of dat je het prima vindt om de gastheer/vrouw te zijn? Daarnaast kan het ook zo zijn dat jouw huis te klein is, dat er veel kostbare spullen staan of dat je geen overlast wilt creëeren voor jouw buren.

Voordelen

  • Minder kosten, want je betaalt niet voor de ruimte en boodschappen zijn goedkoper dan losse drankjes en hapjes in een horecagelegenheid.
  • Het is een vertrouwde omgeving, waar jij je op je gemak zult voelen.
  • Geen harde eindtijd (totdat je buren natuurlijk gaan klagen, natuurlijk)

Nadelen

  • Je moet zelf boodschappen doen. Maar houd je dan rekening met alle verschillende wensen? En hoeveel moet je in huis halen? Zonde als er heel veel overblijft (wat altijd gebeurd).
  • Je moet de woonkamer (en eventueel andere kamers) geschikt maken voor jouw gasten. Er moet ruimte gemaakt worden, maar denk ook aan de kostbare spullen die je heel wilt houden.
  • Het minst leuke is waarschijnlijk dat jij zelf niet helemaal los kan gaan, want je voelt je toch verantwoordelijk en wilt alles zo goed mogelijk regelen. Denk aan het ontvangen van gasten, het maken en rondbrengen van drankjes en hapjes.
  • Na het feest mag je alles zelf opruimen, terwijl je daar vaak geen zin en energie voor hebt.
  • Daarnaast zul je toch ook een beetje rekening moeten houden met je buren. Je wilt niet die buurman of buurvrouw zijn die altijd voor overlast zorgt.
In de buitenlucht 🌲

Als het weer het toelaat is dit natuurlijk een heerlijke optie, want wat is er nu lekkerder dan te proosten in de zon? Helaas wonen we in Nederland en zal dit zeker niet voor iedereen weggelegd zijn.

Voordelen

  • Voldoende gratis ruimte in parken en bossen.
  • Leuk voor kinderen om lekker rond te rennen.
  • Verkoelend windje wanneer het lekker weer is, beter dan een benauwde ruimte.

Nadelen

  • Het weer is onvoorspelbaar, dat maakt het lastig plannen.
  • Vooral geschikt voor overdag, in de avond koelt het al snel af.
  • Je moet alle spullen naar de plek krijgen. Vergeet ook niet dat je het weer netjes moet opruimen.
Feestlocatie 🎉

Feestlocaties zijn in er verschillende soorten. Zo kun je (een deel van) de kroeg om de hoek afhuren of je huurt een zaal in de dansschool. Dit zijn slechts 2 voorbeelden van de vele mogelijke locaties waar jij je verjaardag zou kunnen vieren.

Welke ruimte voor jou geschikt is, hangt van meerdere factoren af. Wil je bijvoorbeeld je eigen eten en/of drinken meenemen? Dan valt 95% van de horecagelegenheden al af. Maar ook de grote van jouw groep, het tijdstip dat je wilt beginnen / eindigen en andere specifieke wensen (eigen DJ, band etc.) bepalen of een ruimte wel of niet geschikt is.

Gelukkig kun je bij Momentss makkelijk filteren op jouw wensen, waardoor je direct ziet welke locaties geschikt zijn voor jou.

Bekijk hier alle feestlocaties

Voordelen

  • Je hebt geen zorgen over wat je in huis moet halen, dat je ruimte moet maken, dat je tijdens het feest gasten moet bedienen en je hebt achteraf geen opruimwerk. Gewoon feesten en genieten. 🙂
  • In horecagelegenheden worden jij en je gasten bediend.
  • De ruimte is bedoeld om te feesten, dus er is veelal professionele apparatuur aanwezig.

Nadelen

  • De kosten voor drankjes en hapjes zijn veelal duurder dan wanneer je het zelf koopt en bereidt.
  • In sommige gevallen betaal je een huurprijs voor de ruimte, waardoor de kosten kunnen oplopen. Let op: heel veel horecagelegenheden vragen geen huurprijs, maar alleen een minimale besteding (bargarantie).
  • Er is een harde eindtijd, want de locatie sluit op een bepaald moment.
Feestlocatie TIP 1: Plaats twee maanden van te voren een optie

Probeer circa 2 maanden van te voren opties te plaatsen bij locaties waar jij graag je verjaardag wilt vieren. Aan een optie zit je nog niet vast, maar het geeft je wel de zekerheid dat je een plek hebt wanneer je ervoor kiest.

Vaak is een optie wel geldig tot een uiterste datum of totdat er een andere aanvraag komt voor diezelfde dag. In het laatste geval zal je al eerder dan de uiterste geldigheidsdatum uitsluitsel moeten geven.

Feestlocatie TIP 2: Geef jezelf voldoende keuze

Ga in gesprek met minimaal 3 locaties om jezelf opties te geven en om de kosten en mogelijkheden te vergelijken.

Bekijk hier alle feestlocaties

THEMA - Wil je het nog specialer maken door er een themafeest van te maken?

Themafeesten zijn over het algemeen een groot succes. Iedereen doet extra zijn best om te voldoen aan het thema en dit draagt direct bij aan de sfeer tijdens het feest.

Disco Party, Arabian Nights, Het Foute Feest, 80’s, Flower Power… Noem ze maar op. Er zijn meer dan genoeg thema’s om uit te kiezen, zodat je elke keer weer een unieke beleving kunt hebben.

TIP 1: Denk aan de kosten voor jouw gasten

Let er op dat je iets kiest wat voor al jouw gasten te realiseren is, je wilt jouw gasten niet afschrikken of op kosten jagen met een extravagant thema.

ETEN & DRINKEN - Wat wil je jouw gasten aanbieden?

Bij een verjaardagsfeest hoort natuurlijk lekker eten en drinken. Net als bij alle andere stappen kun je dit heel uitgebreid aanpakken of juist alleen zorgen voor de basis.

Cateraar of zelf doen?
Een van de opties waar je over na kunt denken is hoe je het eten / de hapjes regelt. Er zijn veel mensen die het heerlijk vinden om zelf in de keuken te staan en dingen voor te bereiden. Dan is de keuze makkelijk gemaakt, want kostentechnisch is het ook nog eens voordeliger om het zelf te doen. Helemaal top is het als je bijvoorbeeld een Surinaamse / Turkse / Marokkaanse familie hebt met tantes die graag lekkernijen voor je meenemen. 🙂

Maar als je er niet van houdt om in de keuken te staan, dan is het een optie om het eten te laten bezorgen. Dit kun je simpel regelen door bij de toko in de buurt eten te bestellen of je laat het maken en bezorgen door een professionele cateraar. Het is een stukje gemak wat je ermee creëert en het draagt ook zeker bij aan de manier hoe jouw gasten het feest zullen ervaren.

Bij Momentss kun je makkelijk filteren op jouw wensen, waardoor je direct ziet welke cateraars in jouw buurt geschikt zijn voor jou.

Bekijk hier alle cateraars

Drinken
De basis voor veel feesten is koffie, thee, fris, bier en wijn. Hiermee kom je ook al een heel eind. Daarnaast kun je het uitbreiden met sterke dranken, indien gewenst.

Wat een leuke toevoeging zou kunnen zijn is het neerzetten van een cocktailbar, waar je gasten een cocktail kunnen laten maken of aan de hand van instructies zelf kunnen samenstellen.

TIP 1: Schakel je familie in

Vraag rond in je familie wie het leuk vindt om lekkere dingen te bereiden. Als ze het toch leuk vinden, geef ze dan ook de kans om dit voor jou te doen.

TIP 2: Schakel een mobiele koffiebar in

Houden jij en je gasten van een overheerlijk bakje koffie? Bekijk dan eens de optie om een mobiele koffiebar in te schakelen. Je kunt deze bijvoorbeeld aan het begin of aan het eind van het feest laten komen.

CATERING TIP 3: Geef jezelf voldoende keuze

Ga in gesprek met minimaal 3 cateraars om jezelf opties te geven en om de kosten en mogelijkheden te vergelijken.

Bekijk hier alle cateraars

MUZIEK - Wil je een DJ, band of maak je een afspeellijst?

Muziek draagt enorm bij aan de sfeer die er heerst en het is noodzakelijk als je jouw dansmoves wilt vertonen. Zie hieronder een aantal opties om muziek te regelen voor jouw verjaardag.

Spotify
Het samen stellen van afspeellijsten is erg makkelijk met Spotify en dankzij het internet kun je dit makkelijk op elke plek via een geluidsinstallatie afspelen.

Op Spotify staan ook enorm veel afspeellijsten o.b.v. genre, jaartal etc. Je hoeft dus niet veel te doen om de juiste muziek voor jouw verjaardag te verzamelen.

Zanger(es) / Band
Het is prachtig om muziek te horen dat live geproduceerd wordt, het is een stukje kunst op jouw feest en dat zullen jouw gasten zeker waarderen. 

Zangers en bands zorgen voor een heel persoonlijke bijdrage aan jouw feest. Jij spreekt van te voren met hen af wat ze zingen / spelen, waardoor het voor jou en jouw gasten een feest van herkenning zal zijn met de daarbij horende gedachtes en gevoelens. 

DJ
Een DJ kan een hele hoop stress wegnemen, want iedereen weet dat als je verantwoordelijk bent voor de muziek je ook commentaar kunt verwachten en dat wil je niet altijd. 

Een goede DJ ‘leest’ zijn publiek en weet precies hoe hij de voetjes kan laten springen. Dit is een echte meerwaarde voor jouw feest.

TIP 1: Klassiekers doen het altijd goed

Bekijk in Spotify de afspeellijsten met muziek uit jouw tienerjaren. Dit zijn veelal de nummers die bij je gasten (van jouw leeftijd) zorgen voor mooie herinneringen. Speel zo af en toe die ‘classics’ om gezellige karaoke-sessies te initiëren.

UITNODIGINGEN (2) - Details doorgeven en wie komen er definitief?

In stap 4 heb je al de uitnodigingen verstuurd, nu is het moment dat je herinneringen verstuurt en de details over het feest deelt. 

Herinnering sturen
Van veel genodigden zul je snel reactie krijgen, maar iedereen heeft familieleden en vrienden die wat minder snel zijn. Dat is niet erg, maar jij moet weten waar je aan toe bent. 

Het is beter om op tijd te horen dat iemand niet komt, dan op de dag van het event in onzekerheid te zitten. Vaak wil de locatie ook op tijd weten hoeveel gasten er echt komen, omdat ze dan de ruimte, het personeel en hun inkopen hierop kunnen afstemmen.

Pak je gastenlijst er dus bij en neem contact op met degenen die nog geen duidelijkheid hebben gegeven. Maak ze duidelijk dat het voor jou belangrijk is, omdat je rekening moet houden met de planning.

Details delen
Je zult op dit moment het meeste al geregeld hebben, tijd dus om de details met jouw gasten te delen. Deel sowieso de gelegenheid, datum, begin- en eindtijd, adres van de locatie en het (eventuele) thema. 

Extra’s die je kunt benoemen zijn jouw contactgegevens, voor als ze toch niet kunnen komen en eventueel een cadeautip.

TIP 1: Pak je reservelijstje er bij

Indien je in stap 2 een reservelijst hebt samengesteld dan is het nu het moment om deze gasten te benaderen, indien er natuurlijk afvallers zijn in de andere 2 groepen.

TIP 2: De uitnodiging is belangrijker dan je denkt

Het feest begint voor de genodigden al bij de uitnodiging. Een goede uitnodiging zet gelijk de toon en kan de lezer direct in de stemming brengen. Besteed hier dan ook voldoende tijd aan.

VOORBEREIDINGEN - Wie kan jou helpen om de puntjes op de i te zetten?

Realiseer je goed dat er nog best veel te regelen is kort voor en op de dag van jouw verjaardagsfeest. Denk bijvoorbeeld aan het halen van de laatste boodschappen, het versieren van de locatie, het ontvangen van de gasten etc.

Gelukkig heb je familieleden en goede vrienden die je natuurlijk graag helpen. Wees niet te verlegen om hen om hulp te vragen. Je hoeft niet alles zelf te doen, beter van niet zelfs. Het zal je stress besparen en daarnaast is het veel gezelliger om samen te werken.

TIP 1: Maak een lijst met laatste actiepunten

Maak een lijstje met de last-minute dingen die geregeld moeten worden, zodat je dit een voor een kunt afvinken.

TIP 2: Vraag om hulp

Vraag op tijd om hulp. Als je het een dag van te voren doet dan gaat het lastig worden. 

EXTRA - Vergeet niet te feesten en te genieten!

Dit is het belangrijkste van alle stappen! Je hebt het harde werk gedaan, nu is het tijd om er echt van te genieten.

Relax, pak een lekker drankje en geniet van alle aandacht! 

TIP 1: Denk aan jezelf, vandaag mag het!

Het is zonde als je alleen maar bezig bent met anderen, zorg dat je zelf plezier maakt en denk niet te veel aan en voor anderen. Die vermaken zich echt wel en zo niet, jammer dan. Het is jouw dag, jouw moment. Zet jezelf maar een keer op nummer 1.

TIP 2: Besef dat iedereen er voor jou is

De mensen die je lief hebt zijn er voor jou! Realiseer je dit en accepteer alle liefde die je ontvangt.

Creëer een onvergetelijke ervaring!

Jouw verjaardag is een bijzonder moment, een moment om jezelf even in het zonnetje te zetten. Dit ben je waard! Doe het, ook al denk je dat het allemaal lastig en moeilijk is om het te organiseren.

Het regelwerk en de moeite die het kost om jouw verjaardag te organiseren, verdwijnt als sneeuw voor de zon zodra je samen met je beste vrienden proost. Denk maar terug aan die leuke verjaardagen die jezelf hebt gehad en hoe gezellig het was met jouw vrienden.

Daarbij komt dat de organisatie nu met Momentss helemaal niet zo lastig meer is. Wij helpen je stap voor stap om te zorgen dat jij kunt genieten van een onvergetelijke ervaring!

Create & Celebrate
Groeten van Team Momentss

“Het regelwerk en de moeite die het kost om jouw verjaardag te organiseren, verdwijnt als sneeuw voor de zon zodra je samen met je beste vrienden proost.